Apakah Minit Mesyuarat?

Minit mesyuarat adalah merupakan satu  catatan berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan) atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dll.)

Perkara Penting

Minit mesyuarat perlu merekodkan beberapa penting sewaktu mesyuarat sedang dijalankan iaitu:

1. Senarai kehadiran ahli mesyuarat yang disusun mengikut kekananan jawatan.
2. Perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat.
3. Keputusan yang dicapai di dalam mesyuarat perlu dicatat dengan jelas.
4. Setiap tindakan dan pihak yang perlu mengambil tindakan susulan yang perlu dicatatkan.
5. Jika terdapat pembentangan di dalam mesyuarat, setiausaha perlu mencatat perkara penting. (tajuk kertas pembentangan, pihak yang membentangkan, tujuan pembentangan, pandangan ahli mesyuarat dan keputusan yang dicapai terhadap pembentangan)

Garis Panduan Penulisan Minit Mesyuarat

Format Penulisan 

Format yang selalu digunakan oleh pelbagai agensi, jabatan, dan kementerian adalah seperti berikut:

1. Maklumat mesyuarat

• Semua maklumat mesyuarat perlu dinayatakan merangkumi tarikh, hari, masa, dan tempat mesyuarat.
• Semua maklumat ini dimaklumkan di dalam pemaklumat surat yang dihantar kepada ahli mesyuarat .

2. Senarai Kehadiran

• Senarai kehadiran perlulah dicatatkan merangkumi nama dan jawatan ahli-ahli mesyuarat.
• Ahli-ahli yang tidak hadir juga perlu dicatat nama mereka dan sebab ketidakhadiran.

3. Perutusan Pengerusi

• Perutusan pengerusi ialah kata alu-aluan pengerusi mesyuarat pada permulaan mesyuarat tersebut.
• Perkara-perkara penting yang disebut oleh pengerusi perlu direkodkan dan diminitkan.

4. Pengesahan

• Pengesahan minit perlu dilakukan setelah semua ahli menyemak minit tersebut dan berpuas hati dengan setiap perkara yang direkodkan.
• Lazimnya, ia disahkan oleh seorang pencadang yang telah menghadiri mesyuarat tersebut sebelum ini dan disokong oleh seorang ahli mesyuarat.

5. Perkara-Perkara Berbangkit

• Perkara-perkara berbangkit merujuk kepada perkara yang dibangkitkan oleh ahli mesyuarat mengenai keputusan mesyuarat yang terdahulu.
• Lazimnya, perkara-perkara berbangkit dibangkitkan untuk mengetahui tindakan susulan yang telah dipersetujui sebelum ini.

6. Perbincangan

• Perbincangan adalah menjurus kepada perkara dan tujuan utama mesyuarat tersebut dipanggil.

7. Hal-Hal Lain

• Hal-hal lain pula ialah perkara lain yang dibincangkan yang tidak ada di dalam agenda mesyuarat.

8. Penutup

• Penutup adalah kata-kata terakhir oleh pengerusi mesyuarat. Lazimnya, pengerusi mesyuarat akan mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat yang hadir.

Contoh Minit Mesyuarat Syarikat

Contoh Minit Mesyuarat Persatuan / Kelab

Contoh Minit Mesyuarat Kerajaan

Cara Mohon Sijil Kelahiran Yang Hilang Secara Online